BPO financeiro: eficiência, segurança e competitividade

A gestão empresarial não é uma ciência exata. Não há uma fórmula certa para se obter os melhores resultados. Mas são exatamente os resultados, a performance e a excelência que garantem os lucros, a manutenção no mercado e a competividade. Assim, diversas são as ferramentas e processos desenvolvidos para auxiliar as empresas em ganho de eficiência, mas um em especial deve receber destaque na corrida corporativa: o BPO (Business Process Outsorcing) financeiro.

O velho ditado “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeiro. Hoje, as empresas têm a real necessidade de se focar em seu core business, a fim de manter a curva de crescimento. Neste contexto, o BPO voltado à gestão financeira é extremamente eficaz no sentido de conferir maior segurança e transparência às empresas.

Também conhecido como gestão de tesouraria, o BPO financeiro, na prática, transfere a gestão de todos os processos de emissão de notas fiscais, controle de contas a pagar e a receber e conciliação bancária para um fornecedor terceirizado. Muitas vezes, faz sentido ter como parceira uma empresa que já conhece os principais processos de sua companhia nesta área. No caso de uma empresa de contabilidade, que já gerencia o fechamento das contas do mês e a validação de todos os procedimentos fiscais junto às autoridades, a facilidade no acompanhamento diário das contas da empresa, o que elimina a obrigação mensal do cliente de reportar todos os números registrados.

Mas as oportunidades vão além, sendo possível à empresa que realiza o BPO traçar e oferecer um raio-x completo da área financeira em tempo real ao cliente, com precisão e qualidade, com todos os seus números compilados. Este procedimento é visto com bons olhos por muitos especialistas e profissionais da área, por reduzir a necessidade de profissionais para o time financeiro interno e por conferir maior especialização ao trabalho.

Outra grande vantagem do BPO é a redução de custos internos, já que torna-se desnecessário manter uma equipe específica, que necessitaria de gestão e acompanhamento intensivo, com custos em desenvolvimento e treinamento. Também não há o custo com as ferramentas, como softwares especializados, quando o trabalho é terceirizado.

Ainda, da mesma forma, garante-se o uso das chamadas “melhores práticas” em BPO pelo fornecedor, com uma metodologia em gestão financeira consolidada e comprovada, o que dificilmente uma empresa focada em outro setor poderia desenvolver internamente, sem uma consultoria adequada.

Também ganha-se em transparência, uma vez que, no BPO, o cliente acompanha toda a gestão financeira via software, de forma ampla ou aprofundada, eliminando um problema comum nas empresas, que acontece quando o conhecimento de rotinas financeiras fica centralizado nas mãos de poucos colaboradores. E isso pode ocasionar problemas e rupturas no processo, quando esses profissionais saem de férias, por exemplo, o conhecimento sobre a área não está distribuído. O BPO ainda pode ser inserido entre as regras de compliance da empresa, uma vez que profissionais de departamentos diferentes se envolvem em autorizações e validação de pagamentos e movimentações financeiras.

Outro ganho notório é o trabalho com equipes especializadas enxutas e de alta performance, que podem assumir todo o chamado back office, ou seja, tudo o que não está ligado diretamente às rotinas empresariais que visam o lucro. Em linhas gerais, caberia ao fornecedor executar os processos acessórios necessários à garantia de resultados. A empresa necessita vender, mas pode ter uma parceria para faturamento e cobrança, por exemplo. E um olhar mais atento às rotinas financeiras também permite a análise e comparação de tarifas bancárias, aplicações, salários e outros insights que apenas são possíveis a quem acompanha outras empresas de mesmo porte ou segmento.

A redução de erros de um time interno e a responsabilização também devem ser consideradas, visto que qualquer tipo de problema nesta área pode trazer sérios danos à empresa. No BPO financeiro os fornecedores trabalham com seguros de responsabilidade civil, que podem ser acionados em caso de perdas ou erros consideráveis, trazendo mais tranquilidade ao cliente.

Muitos questionam qual o momento exato para se pensar em BPO e a resposta é simples: a partir do momento em que o empresário passa a ter muito de seu precioso tempo investido na área financeira e tem essa percepção. Mas, em linhas gerais, pode se considerar um BPO a partir de 50 pagamentos bancários mensais. Nesta etapa, não há ainda a necessidade de um profissional para atuar na área financeira full time, mas já existe um volume consistente de operações no departamento.

O BPO financeiro é mais um importante passo na escala de terceirizações do mercado corporativo. No futuro, as empresas mais modernas e ágeis serão as que criaram o conjunto de fornecedores que melhor performa. Quando se tem parceiros eficientes, transparentes e comprometidos com o resultado da empresa, ganha-se em excelência e, por consequência, melhores resultados. A concorrência será, então, não entre as melhores empresas, mas entre as empresas que desenvolveram o melhor “ecossistema”.

*Rodrigo Ribeiro é diretor do Grupo Atai