Conheça as funções administrativas nas pequenas empresas

Das menores às maiores estruturas empresariais, os conhecimentos de gestão são vitais para a boa atuação de quem deseja empreender. As funções administrativas, abordadas pela primeira vez pelo engenheiro francês e pai da administração Henri Fayol, no início do século XX, abrangem todos os afazeres do empreendedor.

Hoje, eu quero tratar especificamente dessas tarefas na rotina das pequenas empresas porque, junta às microempresas, elas são responsáveis por mais de 30% do PIB nacional e mais da metade dos empregos gerados formalmente no setor privado brasileiro.

Que tal entender melhor sobre as práticas no seu pequeno negócio? Vá por mim: a assimilação agora vai ser de grande valia para quando as operações tomarem maiores proporções. Siga comigo na leitura do texto!

O que são as funções administrativas

Basicamente, todas as tarefas de gestão empresarial podem ser categorizadas em planejar, organizar, dirigir e controlar — o acrônimo PODC. Essa visualização é a da era moderna, uma adaptação da teoria clássica da administração, desenvolvida por Fayol.

Segundo o francês, a divisão seria em cinco categorias: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar (POCCC).

Assim, o bom administrador é aquele que trabalha bem com as funções administrativas nas quatro searas, podendo até ser melhor em alguma delas, mas tendo o domínio de todas. Se o assunto parece muito teórico, vou mostrar a importância de absorver esse conhecimento para aplicação na rotina empresarial.

A importância das funções administrativas

De antemão posso afirmar: dominar o PODC ajuda você, empreendedor, a traçar metas bem definidas e a alcançar resultados consistentemente. Se quiser eficiência em sua gestão, vale a pena se aprofundar no assunto.

Você, dono de uma pequena empresa, decide lançar um novo produto no mercado. Quais resultados a curto, médio e longo prazo pretende auferir (planejamento)? Quais recursos humanos e operacionais precisarão ser destinados para alcançar o seu objetivo (organização)?

Além disso, como você pretende instruir os envolvidos no processo (direção) e cuidar para verificar a execução do plano conforme o estabelecido (controle)? Esse único exemplo já evidencia a abrangência das funções administrativas.

Tamanha cobertura permite ao empreendedor total domínio de seus projetos, do início ao fim. De tal forma, ele alinha suas tarefas com as estratégias da empresa e cria um padrão a ser seguido pela equipe. A orientação é importante para o alcance efetivo dos resultados esperados, fomentando o bom funcionamento e crescimento do negócio.

Ao desenvolver a teoria clássica da administração, Fayol elencou 14 princípios para a boa gestão, entre eles: responsabilidade, disciplina, ordem e iniciativa. As funções administrativas agrupadas em PODC promovem todos eles e otimizam o trabalho do empresário.

Assim, você também pode planejar os próximos passos com maior segurança. Quando uma empresa cresce, é preciso delegar tarefas, e elas serão mais bem desenvolvidas por líderes que virem no patrão um exemplo de gestor.

O acrônimo PODC nas funções administrativas

A essa altura, você já tem uma noção sobre as categorias aqui mencionadas. Agora, que tal saber mais sobre cada uma delas para melhorar a gestão e, consequentemente, os resultados da sua pequena empresa?

Planejar

Aqui entra o estabelecimento de metas (resultados esperados a curto prazo), objetivos (resultados esperados a médio ou longo prazo) e quais medidas serão adotadas para a concretização desse planejamento, ou seja, o plano de ação.

Em suma, planejar significa estabelecer um ponto de chegada e definir como o caminho será percorrido. Nessa etapa, políticas, diretrizes e missão (razão de existência da empresa) precisam ser delineadas para nortearem a conduta e a tomada de decisão de toda a equipe, inclusive as suas como empreendedor.

A análise de riscos, facilitada pelos softwares de gestão, é feita nessa fase. Para tanto, analise fatores internos e externos da sua pequena empresa para consolidar o futuro do negócio (planejamento estratégico), atribua tarefas por departamentos (planejamento tático) e defina atividades diárias (planejamento operacional).

Organizar

Aqui serão estruturados os recursos humanos e materiais para cumprir os seus planos. Define-se, nesse momento, o organograma da empresa com o estabelecimento de cargos em nível hierárquico e a definição dos postos de trabalho estratégicos.

Assim, as competências são distribuídas em uma cadeia de comando, permitindo aos colaboradores a identificação de seus superiores. Logo, eles sabem a quem responder, o responsável direto pelo controle e direcionamento de suas tarefas.

Conhecer os aspectos operacionais também é importante nessa função administrativa, pois permite o posicionamento correto do setor financeiro, alocando recursos da maneira correta para suprir as demandas do seu pequeno negócio.

Dirigir

Falo aqui de liderança: a capacidade de orientar um time vencedor. As habilidades interpessoais e a inteligência emocional do empreendedor são vitais para condução da equipe conforme a missão da empresa rumo às metas e objetivos.

Lembra quando falei da tomada de decisão orientada no planejamento? Então, é aqui que entram as escolhas para direcionamento das operações e rotinas de trabalho. É preciso saber estimular os colaboradores para aumentar sua satisfação, engajamento e colher bons resultados.

A capacidade comunicativa do empreendedor também ganha destaque a essa altura e visa promover as relações humanas, harmonizando os esforços de cada membro da equipe em busca do objetivo em comum.

Controlar

Entre as funções administrativas, é a última: até aqui, você planejou, organizou e dirigiu, então agora é hora de auferir os resultados. As métricas estabelecidas lá atrás, no planejamento, serão utilizadas para ver se os padrões definidos estão sendo atendidos.

Essa etapa avalia o desempenho dos seus colaboradores e da pequena empresa como um todo, apontando falhas e identificando pontos de melhoria. Os indicadores técnicos demonstram objetivamente se você e a sua equipe estão no rumo certo e, caso não estejam, onde é preciso aparar as arestas.

A aplicação prática das funções administrativas

Pense em um objetivo: reter a clientela, conquistar um novo mercado, lançar um produto para uma classe social que ainda não é seu público-alvo ou aumentar a lucratividade. Vou eleger um deles para uma situação hipotética: aumentar o lucro em 25% para o próximo ano.

Planeje se vai, por exemplo, tentar negociar com fornecedores para diminuir o seu custo de produção ou reformular a sua logística para diminuir despesas com devoluções. Você pode, ainda, investir em uma campanha de marketing digital para conseguir novos clientes e em promoções durante o ano para aumentar as vendas.

Feito isso, estabeleça datas e avalie no seu organograma os responsáveis por cada tarefa a ser cumprida. Quando os departamentos de compras, logística e marketing precisam entregar seus projetos? Quais compromissos serão diretamente assumidos por você?

Na direção, delegue as funções e se certifique de que os gestores estão bem orientados para promoverem a mudança estabelecida no planejamento. Motive os seus colaboradores e crie um canal de comunicação eficiente com eles.

Por fim, controle os resultados: algoritmos nas redes sociais calculam o alcance das suas postagens, o faturamento com as promoções é auferido em números precisos e a diminuição dos gastos com fornecedores e devolução de produtos também.

Gerenciar todo esse processo não é fácil, eu sei, mas as funções administrativas ajudam você, empreendedor, a ter uma gestão mais eficiente. Em uma pequena ou em uma grande empresa, a boa administração é o segredo do sucesso e competitividade no mercado. Então, adote boas práticas desde já!