Produtividade de equipe: três pilares fundamentais para um desempenho sustentável

Olá, quero compartilhar um pouco com você que também é líder o que entendo como base fundamental para ter uma equipe produtiva.

Entendo como os líderes se sentem porque os meus desafios são tanto como líder da minha equipe quanto na capacitação dos profissionais que participam dos treinamentos que ministro.

Nessa trajetória mapeei 3 aspectos que considero como pilares fundamentais para desenvolver e sustentar a produtividade da equipe.

O primeiro pilar é o da Ordem: organização

Líder, quem traça a direção da sua equipe é você.

Um liderado sem direção se direciona para onde ele quiser.

Muito importante deixar claro o objetivo, o resultado esperado e dar autonomia para a equipe buscar as formas de alcançá-los.

Uma ferramenta que me ajuda, e tem feito sucesso com meus clientes, é a Matriz de Eisenhower.

Ela apresenta uma organização visual que facilita a compreensão e direciona a equipe para a prioridade.

A matriz é dividida em 4 quadrantes, onde tudo que estiver no grupo importante/urgente é onde a equipe deve estar focada.

Construa a matriz da sua equipe, escreva o objetivo e resultado esperado no quadrante importante/urgente, apresente para a equipe e deixe esse material acionável e visível para todos.

Sugira que cada membro da equipe tenha uma matriz com as tarefas plotadas dessa mesma forma, assim você poderá acompanhar quais atividades estão sendo feitas para alcançar o resultado que você espera.

Observe o exemplo abaixo. A matriz que você cria dá direção para as atividades dos membros da sua equipe.

Em relação aos demais quadrantes, o que estiver em importante/não-urgente deve ser planejado, o que estiver em urgente/não-importante você pode delegar, e para o que não for urgente nem importante, sinceramente eu espero que você não gaste seus esforços, muito menos os do seu time com isso.

Lembre-se, você dá a direção e o time sugere as alternativas para alcançar o resultado. Não lhes diga o que fazer. Quando as ideias são geradas pelos membros da equipe, eles se sentem mais motivados, fazendo parte da solução. E time motivado produz melhor.

O segundo pilar é o da Comunicação: negociação

Eu adoro tudo que diz respeito a este tema, mas vou focar em uma dificuldade que muitas pessoas têm, a de dizer a palavra "não".

Você pode até achar que um liderado com muitas atividades diferentes está produzindo mais, pode até ser, mas uma grande diversidade de atividades pode estar tirando foco da tarefa que entrega o resultado esperado.

Faça reuniões e acompanhe a matriz dos membros da sua equipe, para que ninguém tenha muitas atividades divergentes no quadrante mais importante.

Percebo profissionais que vão aceitando e atendendo a muitas demandas, e em empresas muito grandes é uma situação bastante recorrente.

Líderes que demandam muitas atividades acreditando que o liderado irá saber priorizar. O profissional, por sua vez, não sabe, e também não possui habilidades para negociar e, pior, não consegue dizer "não".

A negociação é um dos processos da comunicação, que considero muito importante para a produtividade de uma equipe, ajuda no planejamento e reduz desperdício de esforço no que não importa.

Pessoas sobrecarregadas não são produtivas.

Você sabe por que o seu liderado não consegue dizer "não"?

Os motivos quase nunca são aparentes, costumam ser subjetivos, e até derivados da própria personalidade e temperamento de cada um. Ao se aproximar do seu liderado você pode o conhecer melhor, para mapear, e depois ajudar.

Independente do perfil pessoal, as 3 formas abaixo de dizer "não" você pode ensinar para alguém da sua equipe com dificuldade:

1. O "não" pensado: a resposta para uma necessidade nem sempre precisa ser imediata. Se estiver ao vivo com o solicitante pode-se usar o recurso da pausa embaraçosa. Como é isso? Pensar 3 segundos antes de responder. A pausa pode ajudar o outro a perceber que houve algum tipo de resistência de sua parte e rever o pedido.

2. O "não" suave: este é aquele "não" que vem com um "mas". Trata-se da negativa com alternativa. Nesta opção, é importante ter cuidado para não criar falsas expectativas, principalmente nas negociações. Se não vai fazer agora, mas fará depois, cumpra o combinado.

3. O "não" engraçado: esse é aquele que pode ser usado em ambiente descontraído ou quando temos intimidade com a pessoa. Respondi assim para uma amiga que me convidou para correr na Night Run: "Puuutz esquece, essa hora estou dormindo igual bebê".

Talvez a atitude mais produtiva que seu liderado pode ter é aprender a dizer "não", para não gastar esforços no que não é importante/urgente.

O terceiro pilar é o da Saúde: hábitos saudáveis

Sabe aquele liderado desatento, que esquece o que você pede, não anota, parece sempre cansado, com sono ou desmotivado? Talvez ele não esteja mentalmente saudável.

Quando uma pessoa está apta em suas funções cognitivas, tem mais capacidade para focar no que interessa e tirar foco do que não é relevante. Mesmo mediante muitas informações e coisas acontecendo, é capaz de direcionar sua consciência para o que é importante e urgente.

Certo, mas o que um líder pode fazer se o liderado tiver hábitos de vida não saudáveis que impactam na produtividade? Falar sobre eles.

Líder, se os hábitos do seu liderado estiverem influenciando negativamente na produtividade durante o trabalho você pode e deve falar. Porém, há formas assertivas para fazer isso.

A mais tranquila é através da aproximação e preocupação genuína, que gera confiança e abre espaço para você falar o que precisa ser dito, com respeito.

Recomendo muito que não negligencie os hábitos dos seus liderados; inclusive, quando for entrevistar um candidato, tente extrair esse tipo de informação para evitar problemas de produtividade futuros.

Os hábitos mais relevantes a serem observados quando falamos de desempenho mental são:

1. Sono: pessoas que dormem pouco não recuperam o sistema imunológico no âmbito fisiológico e cognitivo, logo serão mais desatentas, esquecidas e menos criativas.

2. Conexão Social: pessoas que não se relacionam têm menos repertório social, são mais reativas, menos criativas e pouco hábeis em ambientes colaborativos.

3. Exercício Aeróbio: pessoas sedentárias podem ter menos habilidade em lidar com estímulos estressores que podem gerar baixa inteligência social e emocional.

4. Hidratação: quando uma pessoa não ingere a quantidade suficiente de água, reduz algumas habilidades cognitivas e estado de humor.

Afeta também a capacidade de manter foco por maior período de tempo, não dedicando a atenção suficiente para conseguir terminar uma tarefa.

Não negligencie os hábitos dos seus liderados nem se intimide caso precise falar sobre eles. Ao se aproximar da sua equipe, você pode mapear as dificuldades que podem estar impactando na produtividade e ajudá-los.

Lembrando que mesmo havendo outros aspectos, o desempenho pode estar relacionado a um desses três pontos que considero como pilares importantes da produtividade:

1. Ordem: organização;

2. Comunicação: habilidades de negociação;

3. Saúde: hábitos saudáveis.

Nos diversos treinamentos que desenvolvo para grandes corporações, esses três pilares têm gerado resultados impressionantes.

Se você quiser a minha ajuda para descobrir como levar essas ideias para a prática dentro da sua empresa, me envie uma mensagem e vamos conversar.

Até mais.