Compliance: os primeiros passos para implementar um programa nas empresas

O canal de denúncias nas empresas, como o nome sugere, é um meio criado para receber as denúncias dos colaboradores. Ele é uma ótima alternativa para promover uma cultura ética e de valor dentro da organização.

Afinal, sempre que um colaborador se sentir ameaçado ou sofrer alguma injustiça, pode recorrer à empresa para ajudar a solucionar o seu problema da melhor maneira possível.

O canal de denúncia é uma ferramenta importante para promover a ética no ambiente de trabalho. Isso porque, na correria do dia a dia, nem sempre os gestores conseguem ficar de olho em todos os colaboradores durante toda a jornada. Dessa forma, não há como saber se está acontecendo alguma injustiça ou assédio dentro da empresa.

Sendo assim, o canal de denúncias é a forma mais eficaz para se ter a certeza de que se o colaborador tiver algum problema, tentará resolver com a empresa antes de prejudicar a sua saúde mental e física, o seu emprego e também a imagem da organização.

Inclusive, as entrevistas demissionais podem ser utilizadas como um canal de denúncias. Porém, vale ressaltar que é muito mais interessante o colaborador falar o seu problema, para tentar resolvê-lo, antes de pedir demissão.

Assim, há a oportunidade de interferir antes que isso se transforme em um processo judicial ou que aconteça algo que prejudique a imagem, a confiança e a credibilidade da empresa no mercado.

A seguir, algumas dicas de como criar um canal de denúncia nas empresas:

Crie e compartilhe um código de conduta

Antes de ter e divulgar um canal de denúncias é preciso ter um ótimo código de ética e de conduta. Ele é um documento que orienta os colaboradores sobre o que é (ou não) aceito pela organização.

Afinal, precisamos considerar que cada pessoa tem a sua individualidade e também a sua percepção sobre os fatos. Por isso, orientar os colaboradores sobre como deve acontecer todo o fluxo de trabalho (falando sobre os valores, a ética, a transparência e outros) é essencial. Também é importante realizar treinamento e capacitação de funcionários sobre ética.

Além disso, vale ressaltar a importância de trabalhar com programas de compliance e integridade corporativa. Eles tornam o ambiente organizacional mais ético e garantem a conformidade nas medidas anticorrupção, fraudes e outros dentro da empresa.

Escolha um canal

O canal de denúncias nas empresas deve ser bem organizado. Afinal, o processo não pode ser bagunçado, tampouco não funcionar corretamente. Por isso, estabeleça uma política sobre como será realizado, por exemplo: receber a denúncia; avaliá-la pelo comitê; promover uma resposta ao colaborador; providenciar as ações a serem realizadas.

Da mesma maneira, é fundamental determinar:

- categorias de denúncia: como assédio, suborno, fraude, corrupção e outros;

- formas de recebimento: como telefone, e-mail, WhatsApp, chat, formulário no site, campo personalizado no sistema ou formulário físico.

Crie um comitê

É preciso criar um comitê para avaliar as denúncias dos colaboradores. É importante que sejam pessoas neutras e que não estejam diretamente relacionadas ao dia a dia dos colaboradores.

Afinal, imagine que você inseriu um gestor no comitê; certamente os colaboradores podem se sentir receosos de realizar alguma denúncia contra ele, certo?

Por isso, escolha algumas pessoas que sejam imparciais, tais como: profissionais do Jurídico, uma equipe de Auditoria ou até mesmo alguém da área de Recursos Humanos.

Além disso, é importante que o colaborador tenha a segurança de que pode fazer uma denúncia de forma anônima.

Promova campanhas

As campanhas de conscientização também são essenciais para mostrar aos colaboradores que eles têm à disposição um recurso interessante para denunciar os casos que consideram inadequados dentro da organização.

Campanhas humanizadas, como "dedo duro do bem", são ideias inteligentes para mostrar que as situações abusivas não podem acontecer dentro da empresa. Também é importante criar palestras e debater esse assunto nas reuniões, mostrando a importância de evitar os dilemas éticos no ambiente organizacional.

Sendo assim, invista em uma boa divulgação constante: nos murais de comunicação interna; nos grupos do WhatsApp; no site da empresa; no software de comunicação interna etc.

Trabalhe com testes

Promova testes para conferir qual é a melhor maneira de trabalhar com o canal de denúncias nas empresas. Por exemplo, imagine que você pensou em investir em um formulário no site para coletar as denúncias. No entanto, os colaboradores não estão preenchendo.

Então, talvez eles não se sintam confortáveis em promover esse tipo de denúncia no universo digital, por considerar que talvez isso não seja realizado de forma anônima. Nesse caso, tente implementar a campanha dentro da empresa, inserindo uma urna com os formulários e em um ambiente sem câmeras de segurança.

Aqui, o grande segredo é realizar testes para conferir qual é o melhor formato do canal de denúncias para a sua empresa.

Mensure os resultados do canal de denúncias nas empresas

Crie indicadores para acompanhar e monitorar se o canal está sendo utilizado da maneira que a empresa planejou. Verifique se as denúncias estão acontecendo e também se a organização está sabendo lidar com elas. Além disso, é preciso ressaltar que é sempre necessário promover um retorno ao colaborador.

Caso contrário, a equipe pode pensar que o canal não funciona, pois eles denunciam e nada acontece! Ao receber a denúncia, realize a investigação interna para confirmar se, de fato, ela é real. Depois disso, tenha um bom plano de ação para agir quando há algo errado.

O canal de denúncia é essencial para que o colaborador tenha um recurso para divulgar os atos inadequados que estão acontecendo dentro da organização. Isso melhora o clima organizacional e é uma ótima oportunidade para implementar ações de melhoria constante, promovendo a ética e a integridade no ambiente de trabalho.