Como se preparar para o E-Social

Aparentemente pode-se imaginar que o seu maior impacto esteja relacionado com adequações tecnológicas. Isso procede, em parte, pois no médio e longo prazo a principal mudança de paradigma ficará a cargo dos processos administrativos internos que tenham relação com dados ou informações que devam ser diária ou mensalmente informados por meio do e-Social.

E este impacto é proveniente de várias mudanças, mas que destacamos duas principais: o fato de que algumas informações deverão ser repassadas na medida em que ocorrerem (tempestivas) e que cada arquivo enviado pelo e-Social dependerá de uma validação.

O fato de ter que enviar informações na medida em que ocorrerem traz a tona questões como: a admissão não poderá ser enviada de forma retroativa, a comunicação de férias não pode ser entregue na iminência do início das férias, os afastamentos deverão ser registrados na data da ocorrência, etc. De outro lado, o processo de validação impedirá, por exemplo, que seja enviado um arquivo de admissão se não houver um arquivo de ASO anterior; da mesma forma, não será possível demitir um funcionário se não houver uma admissão prévia no e-Social.

Pode-se dizer que o e-Social traz a ideia de que não se dá o segundo passo sem antes ter dado o primeiro!

Estes novos critérios de controle dos procedimentos trabalhistas limitarão as ações da empresa em relação a questões até outrora aparentemente sem importância, exemplo, pagar como RPA um profissional recém admitido e que precocemente pede demissão, enviar um arquivo de afastamento por acidente de trabalho sem antes ter emitido a CAT.

No campo fiscal é sabido que o Governo Federal terá um grande poder fiscalizatório, haja vista que um dos resultados esperados deste projeto é maximizar a arrecadação da contribuição previdenciária. Nesse sentido é prudente que os empregadores reavaliem dentre as tabelas de proventos presentes na folha de pagamento se suas incidências fiscais estão condizentes com a Lei 8.212/91, e se não estiverem, se existe alguma decisão judicial que dê amparo para esta desconformidade.

É fato que o procedimento fiscalizatório se tornará mais eficaz!

Em resumo, o atendimento ao que determina as regras do e-Social dependerá de uma revisão dos processos internos relativos a administração dos prestadores de serviços, com e sem vínculo empregatício, e em grande parte, da capacidade dos empregadores se estruturarem em relação aos seus processos internos, o que abrange todas áreas da organização.

É isso mesmo, o cumprimento do e-Social, diferente do que muitos pensam, não será uma prerrogativa do RH ou do departamento pessoal, e dependerá de um trabalho administrativo integrado entre áreas como jurídico, compras, medicina e segurança do trabalho, dentre outras. 

Dicas importantes! 

Certifique-se de que os dados cadastrais dos seus trabalhadores com e sem vínculo estejam corretos, tais como CPF, PIS, haja vista que o Governo Federal fará uma conferência dessas informações;

Obtenha dos seus fornecedores de serviços de controle médico e saúde ocupacional todos dados referentes aos seus empregados, tais como ASO, tipo de atestado, exames, etc e;

Redefina processos internos de admissão, férias, rescisão, afastamento, etc., com o envolvimento de outras áreas como jurídico, SESMT, Fiscal, e líderes em geral.