Empresas devem manter arquivos eletrônicos de suas notas fiscais

No atual cenário fiscal no Brasil, as empresas têm que guardar por cinco anos o arquivo XML (digital) gerado quando da emissão da NF-e. Para efeito de fiscalização é obrigatória à guarda de todos os arquivos de XML das NF-e, de acordo com o layout atual em vigor.

As companhias que, por acaso, não cultivam esse hábito de arquivarem o XML, podem ter problemas no caso de um processo de auditoria por parte do governo durante esse período. Na prática, a impressão da nota fiscal não é mais válida para efeito de fiscalização.

Em média, as mudanças no layout da NF-e ocorrem a cada dois anos. Lembrando que apesar de uma nova prorrogação do prazo para a adesão ao novo layout, a NF-e 3.1 valerá a partir de 01/04/2015 e automaticamente a NF-e 2.0 será descontinuada.

A correlação entre os dados no meio eletrônico é uma realidade que possibilita maior controle das informações enviadas ao Fisco. Por isso é necessário compreender e revisar todos os subsídios geradores dos dados prestados as SEFAZ, aperfeiçoando dessa forma os processos internos para corrigir possíveis inconsistências e evitar custos extras com multas. O administrador que não pensou neste assunto, precisa reavaliar os procedimentos internos, pois apesar das dificuldades técnicas para as empresas se adaptarem, a regra já está estabelecida.

XML no novo layout da NF-e

“Uma simples ferramenta de arquivamento não resolve a questão, pois as informações contidas nas notas fiscais eletrônicas devem estar arquivadas para serem entregues ao auditor quando solicitado, de acordo com o último layout disponibilizado pelo governo e no tempo estipulado. Se for necessário recuperar um volume grande de arquivos, esse processo de recuperação do XML pode levar várias horas”, explica Alexandre Auler, CEO do Grupo Invoiceware. “Disponibilizamos ao mercado uma solução que recupera o XML das NF-e no layout atual, permitindo que as empresas recuperem o seu legado para efeito de fiscalização e possam estar tranquilas, caso ocorra uma fiscalização”.

Trata-se de uma solução projetada por uma equipe multidisciplinar que envolve profissionais das áreas de TI e Contábil que verificaram e testaram os mínimos detalhes para garantir o compliance das informações geradas e o acompanhamento dos projetos.