O que muda nas empresas com o eSocial?

O processo de implantação do eSocial está encontrando inúmeras dificuldades para ser instituído e se tornar uma realidade na vida das empresas. No entanto, nesse ano, parece que o governo conseguirá iniciar o processo de aplicação da obrigação acessória, de forma que, em 2016, todas as empresas necessitem estar adequadas ao manual do eSocial.

Mas você sabe exatamente o que muda nas empresas com o eSocial? No texto de hoje falaremos um pouco mais sobre esse assunto. Confira:

O que é o eSocial

O eSocial é um programa que vem sendo trabalhado pelas instituições que fazem uso das informações trabalhistas (Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho), de forma a unificar todas as informações trabalhistas (admissões, demissões, tributos, folha de pagamento etc.) em uma única obrigação acessória.

Para a primeira fase, está prevista a realização de um cadastro com as informações dos trabalhadores e das empresas nas plataformas do eSocial. Depois, à medida que as relações entre trabalhador e empresa forem ocorrendo (férias, licenças médicas, novas contratações, demissões etc.) é que as demais informações serão alimentadas no eSocial.

As mudanças no eSocial

Com isso, o eSocial trará grandes mudanças e transformações em relação às informações dos trabalhadores e das relações trabalhistas em vigor no nosso país. A principal mudança que irá ocorrer e trará grandes benefícios para os contadores é que várias obrigações acessórias (DIRF, CAGED, GFIP, RAIS e etc.) serão substituídas pelo Sped Trabalhista, o que dará agilidade a vários processos, pois as informações do eSocial precisarão ser transmitidas e, por consequência, informadas no dia da ocorrência.

Essa alteração no número de declarações, tende a diminuir o gasto de papel por parte das empresas (o que é uma ação ecológica), além de auxiliar os empresários no entendimento das informações trabalhistas que estão sendo realizadas por sua empresa, facilitando a vida do empregador (essa mudança ocorrerá a longo prazo, com a estabilização do eSocial).

Outra vantagem para as empresas é que, com a implantação do eSocial, as informações trabalhistas que precisam ficar guardadas por até 30 anos estarão salvas em meios eletrônicos, diminuindo o arquivo das empresas e sua papelada.

Essa agilidade nas informações trará uma maior transparência para as relações trabalhistas, dando melhores condições de fiscalização para o governo federal, diminuindo a sonegação dos encargos e reduzindo a possibilidade de fraudes, o que, por consequência auxiliará o governo a incrementar a arrecadação com relação aos encargos trabalhistas, pois a fiscalização através do eSocial poderá ser feita de forma perfeita.

Organização é a palavra da vez

No entanto, para conseguir se adequar ao eSocial, todas as empresas, independentemente do seu porte, precisarão se organizar para que os processos sejam agilizados e as informações sejam disponibilizadas no tempo hábil correto para ser informado. Essa organização gerará custos para todas as empresas, no entanto, as pessoas envolvidas no projeto acreditam que o eSocial trará mais aspectos positivos do que negativos para as empresas e, principalmente, para os trabalhadores.

Toda alteração, principalmente em sistemas e rotinas, precisa ser aprimorada de forma constante e exigirá bastante esforço para que a nova forma de organização passe a funcionar da maneira correta. O eSocial não será apenas uma mera alteração de plataforma das informações (obrigações acessórias) a serem encaminhadas ao governo, como muitos contadores e empresários podem imaginar.

A partir do momento em que o mesmo for implantado, o governo terá condições de auditar as empresas de forma eletrônica e praticamente online, e as possibilidades de aumentar o número de notificações por erros e fraudes é real. Por isso, é importante que os contadores e empresários tenham consciência dessa nova era que está chegando e se organizem.