5 dicas para proteger seu escritório contábil da crise

Nos últimos meses, temos observado com apreensão a dificuldade econômica do país, e dentro desse cenário de incertezas é inevitável pensar em formas de proteger seu escritório contábil da crise.

Pensando em te orientar, listamos aqui 5 dicas para que você consiga manter firme a sua empresa mesmo em águas mais revoltosas. Assim como uma construção deve começar pelo alicerce e não pelo telhado, é importante seguir as etapas por ordem lógica, trabalhando primeiro com medidas preventivas. Confira!

Seja cauteloso

Em especial nos tempos em que nos encontramos, é importante seguir algumas medidas para prever e evitar possíveis problemas, como a inadimplência dos clientes, que possam prejudicar o seu fluxo de caixa. Considere esses pontos:

Faça uma análise antecipada

Nessa etapa inicial, você pode ter uma ideia de como está a situação da empresa por meio de uma análise cadastral e de crédito para entender a capacidade ou não de pagamento do cliente, bem como a integridade dos dados dele.

Aproxime-se do cliente

Esse aspecto é fundamental para proteger seu escritório contábil da crise, uma vez que ao se aproximar do seu cliente, ele vai entender o valor dos seus serviços e perceber a sua efetiva participação no sucesso do negócio dele. Mostre o seu valor!

Atender bem o cliente é pré-requisito para qualquer empresa que queira se manter no mercado. Mas apenas ser educado e manter o serviço em funcionamento não necessariamente vai garantir um atendimento de qualidade. Assim, para ter um atendimento ao cliente que seja o diferencial do seu escritório é preciso investir em bons profissionais, que gostem do fazem, e em metodologias que sejam eficientes e personalizadas.

Uma premissa do bom atendimento que deve ser rotina para sua equipe é saber ouvir o cliente. Colocar-se no lugar dele, entender quais são suas necessidades e só assim partir para as possíveis soluções. E para conhecer essas necessidades, nada melhor do que fazer as perguntas certas. Você pode, inclusive, criar um pequeno roteiro de atendimento para facilitar, mas com cuidado para não deixar o processo robotizado e frio, afinal, ninguém gosta de respostas prontas. Estabelecer uma relação de proximidade com o cliente também vai ajudá-lo a melhorar o seu produto, criando outros diferenciais ou aprimorando o que já existe.

Faça o que deve ser feito

A maioria das empresas que contrata um serviço contábil está ciente da importância dele e de quais as obrigações de cada parte. Mesmo assim, as condições de prestação dos serviços devem ser bem esclarecidas, e esse é o próximo aspecto que iremos abordar.

Uma dica importante é encontrar uma fatia de mercado para que sua empresa torne-se referência e, assim, conquiste mais espaço. Essa, aliás, é uma das grandes vantagens de ter um escritório contábil com um foco específico: a credibilidade. Afinal, você vai atender um nicho e poderá se tornar especialista na área, gerando indicações entre aqueles que fazem parte do seu público. E como fazer isso?

O primeiro passo é conhecer bem a sua empresa e o mercado. Avaliar o que cada concorrente tem desenvolvido e onde você pode encontrar uma brecha para mostrar sua eficiência e seu diferencial. Se seu escritório já tem tradição e boa reputação com clientes pessoa física, por que não se tornar referência nessa área? Conhecer o perfil dos profissionais que atuam na sua empresa também é fundamental para fazer a segmentação do seu negócio, assim você pode aproveitar o expertise de cada um para segmentar melhor o trabalho e o atendimento.

Formalize as condições comerciais e de pagamentos

No contrato, devem estar especificadas de forma bem clara todas as condições de pagamento, as multas e juros que incidirão sobre eventuais atrasos e datas limite para pagamentos, condições e exigências para a prestação dos serviços e possíveis suspensões em caso de problemas.

Ainda sobre as formas de pagamento, é melhor para a saúde financeira do seu escritório e do seu cliente que sejam utilizadas formas de pagamento que facilitem o seu acompanhamento e evitem que o seu cliente se esqueça de efetuá-lo, como boleto bancário e DDA (Débito Direto Autorizado), que não exigem grande estrutura para a implantação.

Mas o que fazer caso o cliente já esteja inadimplente? Aqui não tem mistério: faça a cobrança. É importante que o responsável por isso esteja preparado para entender a situação do cliente, mas também para lembrá-lo do compromisso com a sua contabilidade — sem agressividade, claro.

Esteja disposto a proteger seu escritório contábil da crise

Até aqui, seguimos passos para amenizar a crise em seu escritório contábil, trabalhando na prevenção da inadimplência e em medidas para reduzi-la. Mas há casos em que a situação já está mais avançada e, para esses, é preciso tomar uma importante medida:

Reorganize sua carteira de clientes

Essa quase sempre é uma das decisões mais difíceis de tomar, mas, acredite, nesse estágio ela é determinante para que o escritório não chegue à falência. Faça perguntas que o ajudem nesse processo.

• Esse cliente tem o hábito de atrasar o pagamento dos honorários?
• Nos últimos 6 meses, quantos meses ele atrasou os honorários?
• Ele deu alguma satisfação ou esperou a cobrança do escritório para isso? Se esperou, qual foi a explicação para ter atrasado?
• Como está a estrutura de trabalho do cliente? Ela aumentou ou diminuiu?
• Existe discrepância entre as receitas e as despesas? Se sim, qual o motivo?

Responder a esses questionamentos vai ajudá-lo a entender em que situação estão seus clientes e a sua própria empresa, possibilitando proteger seu escritório contábil da crise.