6 dicas de tecnologias capazes de revolucionar a prática do escritório contábil

Em meses de conversas que tive com inúmeros escritórios de contabilidade, a maior queixa dos empresários deste setor é o processo de digitação de lançamentos, que impossibilita a escala do negócio, sem que para isso o quadro de colaboradores também cresça, puxando para cima os gastos com folha de pagamento e pessoal.

Na procura por alternativas para expansão, um gargalo fica evidente no dia a dia dos contadores: é humanamente impossível aumentar a capacidade que um único colaborador tem de realizar seu trabalho, se este profissional trabalha de forma tradicional, digitando lançamento por lançamento dos clientes. Grande parte do trabalho, a maior parte do tempo gasto é com redigitação, uma tarefa necessária, porque não vem digitalizado do cliente, apesar do pequeno empresário muitas vezes já ter imputado esses dados dentro do sistema de gestão que utiliza.

Esses mesmos profissionais, que, como eu, cursaram por anos o curso de contabilidade, um dos mais difíceis das ciências exatas, acabam desperdiçando o profundo conhecimento técnico que angariaram na formação de nível superior, tempo no qual trabalham na simples cópia ou transcrição de números.

Para resolver essa situação, estamos em meio à uma revolução deste mercado, por meio da tecnologia. As questões sobre como o contador pode escalonar o negócio com uso da tecnologia podem começar a serem respondidas com as seis dicas que seguem:

1 - Procure por sistemas de gestão online - A primeira dica da lista vale não apenas para os contadores, mas também para seus clientes. Quando as empresas utilizam sistemas de gestão online, os dados que foram inseridos durante todo o mês podem ser importados para o sistema contábil que o contador utiliza. Uma mudança que pode diminuir o tempo que o contador leva para inserir os dados em seus sistema, dos tradicionais 2 dias, em média, para menos de 10 minutos.

2 - Invista tempo no time de contabilidade - O ganho absurdo de produtividade que a integração contábil traz para o escritório de contabilidade pode transformar o papel dos contadores, de simples digitador, para consultores. Para isso é necessário que os colaboradores do escritório estejam preparados para assumir esse novo papel. É importante que gestores promovam discussões e até a avaliação periódica dos profissionais, para que o contador vista a camisa dessa nova função, a de consultor.

3 - Transforme a contabilidade em uma estratégia - A contabilidade, historicamente, apenas tabulava dados. Com o maior tempo disponível e graças aos processos digitais o contador pode se dedicar a refletir o que está acontecendo na vida financeira dos clientes. Se o cotidiano das empresas está gerando números fracos, porque isso está acontecendo? Existe algum ponto da operação que pode ser enxugado, transformado ou renovado? Essas perguntas poderão ser respondidas, já que a contabilidade deixa de ser um depósito de números e adquire capacidade analítica.

4 - Entenda a nova geração de clientes - Os empreendedores deste século têm um novo perfil. Eles são conectados, ágeis e sensíveis à burocracia. Fica claro que a integração digital dentro dos escritórios também traz rapidez aos processos. Ainda assim, não depende somente dos softwares; o protagonista da desburocratização precisa ser você, contador e empresário de contabilidade. Sem a transformação do pensamento e do modo de trabalho dos profissionais que analisam os números dos clientes, a mudança é pequena. Ela toma significado quando a contabilidade entende os ganhos materiais e imateriais e passa a fazer diferença com seu trabalho, ganhando com isso a satisfação dos clientes e a expansão dos negócios.

5 - Faça sucesso na rede - Com o distanciamento físico das empresas que procuram pelos serviços da contabilidade, os clientes cada vez mais escolhem seus contadores por meio da internet. Por isso, é importante não apenas estar presente em um domínio online, mas também mostrar aos clientes que seu escritório existe e está pronto para atender. O Google AdWords, plataforma de anúncios do famoso buscador, é acessível para empresas de todos os tamanhos e pode trazer ótimos resultados para o seu escritório.

6 - Realize um trabalho preventivo - Parte do papel analítico do contador, que citei no início, contempla também evitar problemas e equívocos futuros. Quando o cliente vai emitir uma nota fiscal, por exemplo, ele pode assinalar um imposto errado, uma alíquota com valor incorreto. É nesse momento que o contador pode identificar e orientar o cliente, por meio da integração digital, para consertar um possível erro gastando muito pouco do tempo disponível. Dessa forma o contador terá menos trabalho, realizará um trabalho preventivo, não reativo. No final do mês, o retrabalho deixa de existir e o cliente ainda terá uma percepção muito mais positiva do trabalho do contador.

O trabalho do contador é importante para a micro e pequena empresa ser mais produtiva e ter mais chances de sucesso. A única coisa que faltava aos escritórios era a ajuda da integração digital, que reduz custos, tempo e retrabalho. Informe-se sempre e busque alternativas para que o seu escritório ganhe a escala necessária, capaz de ampliar a performance e os rendimentos do negócio de contabilidade, e consequentemente dos clientes também.